Цена внедрения ИИ: девять строк сметы и три забытых

Три коммерческих предложения на одну задачу: 540 тысяч, 1,6 миллиона и 3,5 миллиона рублей. Разброс в 6,5 раза. Задача во всех трёх описана одними и теми же словами — разбирать входящие счета от поставщиков и заносить их в учётную систему.

Расклад типовой: производитель упаковки, 260 сотрудников, 2 400 счетов в месяц, Санкт-Петербург. Финансовый директор берёт середину — 1,6 млн. Вот из чего складывается первый год, если считать по актам и счетам, а не по строке в предложении:

1,6 млн — сам проект;
210 тыс. — подключение к учётной системе: в выбранном предложении интеграция стоит строкой без цены, «по факту работ»;
300 тыс. — сопровождение, 25 тыс. ₽ в месяц по договору;
150 тыс. — обращения к модели: в среднем 12,5 тыс. ₽ в месяц при растущем объёме;
352 тыс. — четыре месяца собственного бухгалтера на полной загрузке, который приводит в порядок архив договоров и справочник контрагентов; посчитано по полной стоимости его часа из штатного расписания.

Итого 2,6 миллиона. Дешёвое предложение промахивается в 4,8 раза, дорогое — на 34% в свою сторону. Обе крайние цифры названы до того, как кто-либо посмотрел документы, — это одна и та же ошибка с разным знаком.

Дальше — разбор этого расклада по строкам. Цифры ниже: расчётные ориентиры для компании такого профиля, а не отчёт по конкретному внедрению. У каждой указано, каким замером она получена, — чтобы замер можно было повторить на своих данных и получить свою цифру.

Разброс в 6,5 раза объясняется четырьмя вопросами

Из каких строк складывается разовая часть и в какой пропорции. Сколько стоит статья, которую не пишут в предложениях. Как считать ежемесячную колонку формулой, а не вилкой. И почему освободившиеся часы сами по себе не уменьшают счета компании.

Профиль, к которому относятся пропорции ниже: компании 100–1 500 сотрудников, документооборот и клиентская поддержка, 1 000–10 000 операций в месяц. Для компьютерного зрения на производстве и для нагрузок в десятки тысяч операций в секунду пропорции другие — основная тяжесть уходит в оборудование.

Три рыночных ответа на вопрос о цене

Готовый сервис по подписке — 30–80 тыс. ₽ в месяц. Вилка складывается из открытых тарифов таких сервисов на 10–20 рабочих мест; проверяется за полчаса по их же сайтам. Место в вилке определяется числом мест и объёмом хранилища, а не «сложностью ИИ». Сервис не знает ваш справочник контрагентов и ваши согласования: доработка под процесс либо невозможна, либо продаётся отдельным проектом. Данные уходят за периметр — для части отраслей вопрос закрывается на этом.

Почасовая оплата — 3 500–6 000 ₽ в час, медиана около 4 800. Верхней границы у такого договора нет: оценка часов даётся до аудита, а расходится с фактом всегда в одну сторону — превышение вдвое на почасовом договоре не экзотика. Проект на 900 часов и проект на 2 400 часов начинаются с одинаковых слов на встрече.

Фиксированная цена, названная до аудита. Подрядчик либо закладывает запас на неизвестность — так получаются 3,5 млн из начала текста, либо обрезает объём до того, что влезает в названную сумму, и добирает допсоглашениями на четвёртом месяце. В обоих случаях он отвечает на вопрос «сколько стоит проект», а руководителю нужны две другие цифры: первый год и третий.

Считаются они так. Первый год — разовая часть плюс двенадцать ежемесячных плюс работа своих людей на подготовке данных. Третий — только ежемесячные и один-два цикла дообучения. В раскладе из начала текста это 2,6 млн против 0,58 млн. Универсального множителя между ними нет: соотношение целиком зависит от того, где стоит модель и как часто меняется процесс.

Разовая часть: пять строк, которые складываются в 100%

Строка	Медиана доли	Вилка
Аудит процесса и постановка задачи	8%	5–15%
Приведение документов и данных в порядок	22%	5–40%
Разработка ядра системы	34%	25–45%
Интеграции с учётными и складскими системами	27%	10–40%
Приёмка, обучение сотрудников, регламенты	9%	5–15%

Медианы сложены в 100 процентов намеренно: это профиль типовой сметы на такую задачу. Вилки складывать нельзя — крайние значения не встречаются в одной смете, из одних верхних границ выходит 155 процентов.

Три строки выпадают из коммерческих предложений чаще, чем попадают в них: «приведение данных в порядок», «дообучение», «инфраструктура». Отсутствие строки не означает, что расхода нет. Он переехал к вашим людям и в ваш следующий бюджет.

Приведение документов в порядок

Медиана 22 процента разовой части, и на первой встрече эта строка почти никогда не звучит: до аудита её честно не может оценить никто, включая подрядчика.

Дешёвая проверка своими силами: возьмите 20 документов случайной выборкой из реального входящего потока — из почты и папки сканера, а не из выгрузки учётной системы — и посчитайте, сколько без текстового слоя, в двух противоречащих версиях или с рукописными правками. Три характерных исхода при одном и том же замере до старта:

Доля негодных из 20 документов	Что бывает дальше
15%	подготовка данных занимает 3 недели из 16 календарных, смета держится
34%	11 недель вместо запланированных 6, переработка частично за счёт подрядчика
61%	до внедрения дело не доходит: сначала год на справочники

Формулы из трёх точек не выйдет. Видно другое: выше трети сроки перестают держаться, выше половины разговор идёт уже не про ИИ, а про порядок в данных. Пока архив не разобран, система поиска по вашим документам (RAG) уверенно отвечает по устаревшей редакции договора — и на приёмке это находят не всегда.

Ежемесячная часть: формула вместо вилки

Строка	Как считать	Порядок в месяц для проекта на 1,5–2,5 млн
Работа модели	тариф за 1 000 токенов × замер токенов на 50 реальных операциях × месячный объём	15–120 тыс. ₽ при 1 000–10 000 операций в месяц
Сопровождение и дежурство	10–20% разовой части в год, делить на 12; медиана 14%	13–42 тыс. ₽
Дообучение	60–150 тыс. ₽ за цикл, 1–2 цикла в год	5–25 тыс. ₽ в пересчёте
Инфраструктура	на внешней модели — ноль; внутри контура — аренда машины с видеокартой на 48 ГБ	0 или 35–60 тыс. ₽

Вилка в первой строке не значит ничего, пока не сделан замер: прогоняете 50 настоящих операций, смотрите фактическое число входных и выходных токенов, умножаете на тариф и на месячный объём. В раскладе из начала текста выходит 3,6 ₽ за счёт и 15 тыс. ₽ в месяц на 4 100 счетах. Порядок для своего процесса можно быстро проверить калькулятором бюджета, но замер он не заменяет.

Дообучение нужно там, где процесс меняется существенно: новый тип документа, новая товарная группа, новый язык обращений. Если внутри стоит ИИ-агент, сюда же попадают ветки процесса, которых не было в исходной постановке.

Сопровождение снимают через год — обычно ради экономии. Что происходит дальше, видно по одному показателю: доля документов, уходящих в полный ручной ввод. За пять месяцев без присмотра она возвращается к двузначным значениям: типичный откат — с 7–9 процентов к 19–24. Причина всегда одна: поставщики меняют формы бланков, а поправить разбор некому. Показатель считается сам по журналу системы, следить за ним стоит помесячно.

Сэкономленные часы становятся деньгами двумя способами

Система освобождает юротделу 40 часов в неделю. Юристы остаются на местах, зарплаты те же — счёт компании не меняется ни на рубль. Компания получает запас мощности: тот же отдел тянет вдвое больше договоров. Это ценно, но в отчёте о прибылях этого нет.

В деньги освободившиеся часы превращаются ровно двумя путями: несостоявшийся наём при выросшем объёме и выручка, которой раньше не было. Всё остальное экономией называть не надо.

Отсюда ограничение на арифметику, которое стоит держать в голове при чтении любого расчёта окупаемости. Падение себестоимости операции и несостоявшийся наём — это одна и та же экономия, посчитанная с двух сторон. Складывать их в одну модель нельзя, а в расчётах, которые приносят на согласование, такое сложение встречается регулярно.

Три места, где оценка расходится с реальностью

Разбор актов: оценка шесть недель, факт одиннадцать. Строительная компания, 2 000 актов в месяц. На аудите смотрят выгрузку из учётной системы — там всё аккуратно. Случайная неделя входящего потока, 465 актов, показывает другое: 34% — фотографии с телефона, часть со штампом поверх таблицы. Это и есть строка «34%» из таблицы выше. Смотреть надо входящий поток, а не витрину в системе.

Счёт за модель, промахнувшийся в 2,4 раза. Среднюю длину обращения — 1 200 входных токенов — берут по выгрузке 500 писем за месяц до старта, по тексту письма без вложений. На первой тысяче обращений выясняется, что 31% приходит с приложенным документом на 8–15 страниц. Вместо ожидаемых 48 тыс. ₽ первый месяц даёт 115 тыс. Лечится схемой: длинные вложения разбираются отдельным дешёвым шагом, счёт возвращается к 52 тыс. Отсюда правило замера — считать не среднюю операцию, а самую тяжёлую и её долю в потоке.

Пилот с точностью 94 процента, который не приняли. Страховой брокер, распознавание полей из заявлений: 94% верных полей на выборке 600 документов за три недели пилота — по договорённости этого хватало. На приёмке выясняется, что оставшиеся 6% всё равно приходится искать глазами, а значит вычитывать все сто. Хронометраж 40 документов до и 40 после даёт экономию времени 19% вместо расчётных 70. Дальше добавляется шаг, который помечает неуверенные поля: ещё три недели и деньги, не заложенные в смету.

Что возвращается в раскладе из начала текста

Тот же профиль — производитель упаковки, четырнадцать месяцев с начала проекта. Каждая строка считается по своей методике, она указана в последней колонке.

Показатель	До	14-й месяц	Методика замера
Время на один счёт	9,0 мин	2,4 мин	до — секундомер, 3 рабочих дня, 4 бухгалтера, 61 счёт; после — журнал системы за месяц (4 108 счетов) и контрольный хронометраж 40 счетов
Счетов в месяц	2 400	4 100	учётная система; рост дала сама компания, а не система
Часы участка на счета в месяц	360	164	время × объём
Численность участка расчётов	4 человека	4 человека	штатное расписание
Счёт за систему	—	40 тыс. ₽	25 тыс. сопровождение + 15 тыс. обращения к модели
Себестоимость счёта: ручной труд	93 ₽	25 ₽	620 ₽ за час полной стоимости (оклад + взносы + отпуска ÷ 1 700 рабочих часов, штатное расписание, июль 2026) × время
Она же вместе со счётом за систему	93 ₽	35 ₽	плюс 40 тыс. ₽ ÷ 4 100 счетов

Две последние строки стоят рядом намеренно. В заголовках коммерческих предложений себестоимость показывают без собственного ежемесячного счёта — здесь разница почти в полтора раза.

Девять минут на счёт — это профиль, где электронного документооборота нет ни с одним поставщиком и каждый счёт сверяется с договором руками. Там, где половина потока приходит структурированными файлами, то же время выходит вдвое меньше. Себестоимость документа не сравнивается между компаниями — только у себя, до и после.

Деньги здесь считаются одним способом — по несостоявшемуся найму. Старым порядком 4 100 счетов требовали бы 615 часов в месяц против исходных 360. Разница — 255 часов, это 1,8 ставки, а нанимают целыми: двоих. Наём не состоялся. Двое по полной стоимости — 176 тыс. ₽ в месяц, минус 40 тыс. счёта за систему, остаётся 136 тыс.

Экономия появляется не в день приёмки. Первые пять месяцев поток ещё не вырос, и людей не потребовалось бы в любом случае. За девять месяцев, когда она уже идёт, возвращается около 1,22 млн из 2,16 млн вложений (проект, интеграция, свой бухгалтер). К четырнадцатому месяцу окупаемость не наступает: по такому темпу она приходится на двадцать первый. В презентации подрядчика при этом стоял одиннадцатый.

Где это не работает. При 500 счетах в месяц экономия по той же арифметике — 55 часов, или 34 тыс. ₽ в месяц. Ежемесячный счёт от объёма почти не зависит (сопровождение 25 тыс. плюс 1,8 тыс. за модель), чистыми остаётся около 7 тыс. ₽ против разовых от 500 тысяч. Это срок, на котором сам процесс успеет измениться дважды. Второй стоп-сигнал — формы документов, меняющиеся каждый квартал: дообучение съедает экономию целиком.

Шесть проверок до звонка подрядчику

Замерьте секундомером время на одну операцию: 20 случаев подряд, у двух разных сотрудников. Умножьте на полную стоимость часа — оклад со взносами и отпусками, делённый на 1 700 рабочих часов в году.
Разложите полученное предложение на разовую и ежемесячную колонки. Отдельно проверьте строку «приведение данных в порядок»: её медианная доля — 22%, и если строки нет, работа переехала к вашим людям.
Откройте 20 случайных документов из входящего потока, а не из выгрузки. Доля негодных выше трети означает, что срок не удержится.
Просите не цену проекта, а цену одной операции в эксплуатации — вместе с замером, на котором она получена: сколько операций прогнали и когда.
Ответьте письменно, что произойдёт с людьми, у которых освободятся часы. Нет ответа — не будет и экономии в деньгах, считать окупаемость незачем.
Прогоните процесс через тест готовности к автоматизации и подбор класса решения — станет понятно, о каком порядке сумм вообще идёт речь.

Эти шесть пунктов не заставят подрядчика говорить по строкам сметы: убедительно объяснить свою цифру умеют все. Они дают другое — возможность сравнивать предложения между собой и видеть, какие строки в каждом из них остались за скобками.